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黄河交通学院学生档案管理办法
日期:2019-10-10  发布人:齐瑞强  浏览量:

  黄河交通学院学生档案管理办法

  第一章   总则

  第一条  为加强学生档案管理工作,充分发挥学生档案在学生教育、管理、就业及进入社会工作中的作用,实现学生档案管理的标准化、规范化、智能化、科学化,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及学校学生管理工作的相关规定,结合我校实际,特制定本办法。

  第二条  学生档案是学生在校期间形成的,反映学生德、智、体、美、劳及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察新生身体状况、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作,是贯彻执行党的教育方针,为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

  第三条  学生档案工作是学校档案工作的重要组成部分,学生档案管理必须坚持集中统一管理的原则,确保学生档案的完整、准确、系统、安全。

  第四条  学校加强对学生档案工作的领导,要将学生档案管理工作纳入重要议事日程,定期研究、检查维护学生档案工作,为学生档案管理创造良好的工作环境和条件。

  第五条  学生档案种类多,流动性强,利用率高,工作量大,为加强管理,学生档案由学生工作处统筹协调,各学院具体负责并设立学生档案室,配备专职人员负责学生档案的管理工作。

  第二章   学生档案管理职责

  第六条  新生入校档案,按来档途径由各班级、各学院接收后,统一汇总、整理后按专业登记造册(一式两份),履行严格的交接手续移交至学生档案室。对学生档案的缺失情况,各学院、各班级应及时反馈信息到学生本人,督促其尽快查找补齐相关档案材料在校档案等。

  第七条  各学院要做好学生在校期间的档案材料收集整理工作,由专人负责学生在校期间档案材料的整理,及时将完整的档案材料移交校学生档案室并做好归档工作。毕业生的档案材料应在每年毕业生离校前十五个工作内向档案室归档完毕。

  第八条  学生档案室工作职责

  (一)接收、鉴别和整理学生档案材料;

  (二)办理学生档案的查阅、借阅;

  (三)办理学生档案的转递,为有关部门提供学生相关资料;

  (四)做好学生档案的安全、保密、保管工作;

  (五)制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;

  (六)办理其它有关学生档案事项。

  第三章   学生档案归档范围及分类

  第九条  归档的学生档案,必须客观地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况,对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

  第十条  学生档案的归档范围及其分类:

  第一类 新生入学登记表、新生体检表、军训鉴定表、高考档案、高考准考证、新生录取通知书;

  第二类鉴定、考核、考察材料;

  第三类学生成绩表、学年评语表、毕业生登记表;

  第四类 获奖、荣誉材料;

  第五类 纪律处分材料(包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤销处分的意见等);

  第六类 出国留学材料;

  第七类 有工作经历的个人人事档案材料;

  第八类 其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。

  第四章   学生档案收集与管理

  第十一条  学生档案室要重视学生档案的日常收集、积累工作,要将真实反映学生德,智、体、美、劳全方面的材料及时收集归档。

  第十二条  学生档案管理人员要将收集的材料,认真鉴别,属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚,并经组织审核盖章后方可归档。

  第十三条  不属于规定归档的材料,经过鉴别,可视情况分别处理。凡不应归档的,退还材料来源单位或本人处理。

  第十四条  凡收集的归档材料,要按归档内容分类整理。档案归档前,要使用统一和规范的学生档案袋。

  第十五条  学生档案材料,须统一用十六开规格的办公用纸或学校规范表格,用蓝色或黑色钢笔书写,不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

  第十六条  学生档案信息记载要准确、规范。在填写学生履历等表格时,学生姓名书写要准确,不能写同音字,曾用名要书写,个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生派遣证、学籍登记表上的姓名一致,各种表格上的姓名、出生年月一致。反映声像特征的照片要求是近照,反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

  第十七条  因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存,学生复学后,应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

  第十八条  留级学生的档案,每学年在接到教务处正式通知后,将其档案转到所留班级并上名册,将原在班级的名字注销并说明原因。

  第十九条  退学学生的档案,按有关规定将其档案列入档案柜单独保管。

  第二十条  如果受刑事处分和劳动教养期间的学生,其档案由学校学生档案室保管,刑满释放、解除劳教或重新就业的,档案即按有关规定转给其所在单位或居住地的人事部门保管。

  第二十一条  学生出国不归、失踪、逃亡,经证实,其档案仍由学生档案室保管。

  第二十二条  对毕业离校时未落实工作单位的毕业生,本人要求人事档案保留在学校的,由本人提出申请,所在学院领导签字,可保留二年,超过二年的,按照省教育厅统一安排,由学校直接派遣回学生户籍所在地人才交流中心。

  第五章   学生档案保管与保护

  第二十三条  根据安全保密和便于查找的原则,学生档案室对学生档案进行严密、科学地保管。

  (一)学生档案用铁皮档案柜存放,达到防火、防潮、防雷、防锈、防高温、防盗、防光、防鼠等要求,并经常检查;

  (二)要保持档案室的清洁和室内适宜的温湿度;

  (三)建立登记和统计制度,及时发现问题并解决。

  第二十四条  学生档案室要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术,逐步实现科学化、标准化、智能化管理。

  第六章   学生档案的利用

  第二十五条  因工作需要查阅学生档案,须遵守下列规定:

  (一)凡来查阅学生档案者,由查询人提出书面申请,经辅导员签字、院系领导签字、学生处领导签字同意后方可查阅;

  (二)学生档案一般不得外借,如必须借出使用时,要说明理由, 严格履行借阅手续后,方可借出;

  (三)学生个人不能查阅自已的档案材料;

  (四)查阅或借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定,严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料,若出现此类情况档案作废。

  第二十六条  毕业学生查询档案去留情况,应出具相关证明,办理登记手续后进行查询。

  第七章   学生档案的转递

  第二十七条  学生毕业后,学生档案室按机要文件的交送规定,将毕业生档案及时寄送到毕业生就业报到证上指定的就业报到部门(或单位)。

  第二十八条  考取外校研究生的学生档案,按教务处或录取学校发出的正式通知,学生档案室将档案转至相关提档部门或录取院校。

  第二十九条  严格执行学生档案转递制度,避免产生“无头档案”,转递学生档案时应遵守下列规定:

  (一)学生档案应通过机要投递或派专人送取,不得邮寄,不得由学生本人自带;

  (二)转出的档案必须完整、齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出;

  (三)转出的学生档案必须详细填写,严密包封。

  第八章   学籍管理人员工作职责

  第三十条  认真学习宣传贯彻《档案法》,热爱本职工作,忠于职守,遵守纪律,不断提高思想政治素质和专业知识水平。

  第三十一条  负责本校学生档案管理工作,包括档案的接收、归档、整理、保管、统计和销毁等工作,抓好每学年学生档案的立卷归档工作,把好案卷质量关。

  第三十二条  熟悉库存档案内容,积极开发档案信息资源和开展档案利用工作,热情、准确、及时地为领导决策和各部门工作服务。

  第三十三条  定期检查、核对和清理档案资料,发现生虫、长霉、纸张破损、字迹变色等情况,及时汇报采取措施补救。

  第三十四条  严守党和国家的保密制度,不得泄露档案机密,不得携带档案材料进入公共场所。

  第三十五条  接收、移交借阅和销毁档案材料,要严格履行审批手续和登记手续。

  第三十六条  经常保持室内外的整洁,下班时注意锁门、关窗、关灯,做好安全保密工作。

  第三十七条  积极主动向主管领导汇报档案管理工作情况,认真完成领导交办的有关事宜,并接受其指导、监督、和检查,主动想方设法提高和改进档案管理工作。

  第八章   附则

  第三十八条  本办法适用于黄河交通学院普通全日制学生,成人学生档案由继续教育学院管理,可参照本办法执行。

  第三十九条  本办法由学生处负责解释。

  第四十条  本办法自发布之日起试行。

   

                                      


 学生工作处

                                      2019年10月10日

   


  



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