各二级学院（系、部）、各部门：
为进一步完善相关措施、规范工作程序，进而切实做好我校学生学籍管理工作和今年的新生入学资格复查及学籍电子注册工作，现就有关事项通知如下：
一、高度重视，切实做好新生入学资格复查工作
新生入学资格复查是巩固招生成果、维护高等教育公平性、严肃性、确保新生质量的重要举措，因此，各相关部门要提高政治站位、高度重视，采取更加有效的措施，按照规定的时间、对象和方法要求，扎扎实实做好相关工作。为了切实做好新生入学资格复查工作，学校成立新生入学资格复查领导小组，组长由党委书记、校长担任，副组长由主管学生管理工作、招生工作和教学工作的副校长担任，成员由学生处、招生办、教务处、基础部等部门负责人及各二级学院（系）党政领导组成，办公室设在学生处；新生入学资格复查工作实行责任制和责任追究制。
（一）复查时间
9月6日-9月30日 召开会议，部署工作；（线上线下结合）
10月1日-10月10日 发现问题、处理问题；
10月11日-10月31日 总结自查、完成自查报告上报省厅。
同时，9-10月份，由教务处牵头，学生处、招生办、基础部及各学院配合组织开展文化课复测及艺术类学生专业课复测。由学生处牵头，适时开展新生入学体检复查和心理健康普查工作。
（二）复查对象
新生入学资格复查对象是2022级普通全日制四年制本科新生、二年制专升本新生、三年制专科新生。通过复查，坚决取消弄虚作假骗取报名资格、以违规手段骗取高考加分资格、在招生考试和体检中作假、冒名顶替入学等舞弊考生的入学资格。复查合格的本专科新生，取得学籍，学校及时在学信网注册。
（三）复查方法
各学院实行党委（党总支）书记负总责、团委书记、学工办主任和学籍管理专员总协调、辅导员直接负责的工作格局，在规定时间内落实好新生入学资格复查工作：
1、新生信息初检。在办理新生入学报到手续时，招生初检处工作人员应对新生本人、录取通知书、准考证、身份证和高考考生档案等相关信息进行仔细比对，认真做好新生信息初检工作。
2、电子信息核对。在认真核对省级招生部门提供的新生录取花名册的基础上，通过教育部学籍学历信息管理平台新生核对模块上传本校入学的新生数据，在网上与教育部备案的当年录取数据库进行数据核对、人像比对。未在教育部录取数据库备案的新生，不能受理其报到手续，不得进行新生学籍电子注册。
3、高考照片复查。在开展新生入学资格复查时，要按照省级招生部门提供的普通高招录取电子照片、录取通知书、准考证、身份证、档案照片和考生本人“六对照”的原则，对入学的新生逐一进行严格的入学资格复查。尤其是要把省级招生部门提供的普通高招录取电子档案照片按照《普通高等学校新生电子档案照片张贴规定》（见附件）的要求，在学生宿舍房间和班级固定教室内张贴。要有两名及以上工作人员复查照片，核对无误后，在相关新生入学资格复查登记表上签字。
4、身体健康复查。要按照国家和省的有关规定，挑选二级甲等以上有资质的医院对入学新生身体状况进行认真复查。对于按照有关规定不能入学就读的严重疾病患者和在招生体检中舞弊的考生，要予以清退。
5、文化课复查。学校要根据教育部和省教育厅的有关要求，健全政策规定，完善相关措施，由教务部门牵头，学工、招生、各学院配合，对所有新生进行新生入学文化课复查，发现异常及时调查处理。
6、“人像比对”复查。利用我校购买的人像比对系统和器材组织全体新生逐一进行身份证、录取照片、国家人口库照片、学生本人四维一体进行验证复查，提高我校新生入学资格复查的效率和精准度。
新生入学资格复查有关资料由学生处和院系存档，入学资格复查发现的问题汇总至招生办公室查证落实，对弄虚作假骗取报名资格、以违规手段骗取高考加分资格、在招生考试和体检中作假、冒名顶替入学等舞弊的考生，坚决取消其入学资格，已报到入学的取消其学籍，不予新生学籍电子注册，并报生源所在地省级招办记入其高考诚信电子档案，同时配合相关部门依法依纪追究有关人员的责任。
二、强化责任，认真做好学生学年电子注册工作
在校生学年电子注册应当真实体现在校学生上一学年学籍状态和新学年的学习资格。各院系要严格按照通知要求，于9月10日前将在校生新学年学籍、上一学年学籍异动及奖惩等情况进行报备。既不能把没有列入国家招生计划、未经省级招生部门录取的“学生”上报进行学年电子注册，也不能把列入国家招生计划、经省级招生部门录取的学生遗漏。按时、保质、保量地完成在校生学年电子注册工作，确保在校生学籍状态客观、真实、准确无误。
在校生学年电子注册工作程序：新学年开学后，各学院及时上报本学院学籍异动信息到学生处，学生处及时处理后将正常学生数据进行学信网数据平台学年电子注册，注册后，各学院组织学生登录学信网核实本人学年电子注册信息，有问题及时报告处理。
三、明确要求，规范转学、转专业管理工作
学生一般应当在院校原录取专业完成学业。如因身体健康、特殊困难、专业特长等原因，确需转学、转专业的，按规定申请转学、转专业。学生转学、转专业手续由学校批准后方可办理。
转学手续办理时间：每月20日。
转专业手续办理时间：入学第一学期按照教务处要求进行转专业意向登记，入学第二学期对成绩合格者经各学院、教务处、学生处批准后进行学信网转专业标注。
有下列情况之一者，不得转学：
（一）新生未取得电子学籍和入学未满一学期的；
（二）跨学历层次的；
（三）跨录取批次和艺术专业本科B段转为艺术专业本科A段的；
（四）跨科类的；
（五）通过普通“专升本”考试升入本科、通过对口招生升入专科或本科，录取时被确定为保送生、国防生、定向、委托培养、三二分段制或五年一贯制的；
（六）毕业年级的；
（七）受到开除学籍处分及应予退学的；
（八）其他无正当理由的。
有下列情况之一者，不得转专业：
（一）未取得学籍的；
（二）跨学历层次的；
（三）跨录取批次的；
（四）跨科类的；
（五）通过普通“专升本”考试升入本科、通过对口招生升入专科或本科的，录取时被确定为国防生和定向、委托培养的；
（六）五年一贯制、三二分段制的；
（七）受到开除学籍处分及应予退学的；
（八）其他无正当理由的。
（九）退伍复学转专业参照以上规定，同等条件下优先考虑转专业。
各院系要根据上述要求，规范工作程序，做到公平、公开、公正。
四、规范管理，严格在校生学籍信息变更工作
新生入学经学院复查合格并注册后，学籍信息（主要包括姓名、性别、民族、身份证号码等）原则上不予变更。因特殊原因需变更在校生学籍信息的，按以下两种情况处理：
（一）信息纠错
在中招和高招报名信息采集时，因考生学籍信息填写或采集错误，未及时更正，使用错误信息参加中招或高招考试，报到入学后申请变更者，本着“谁出错，谁纠错；谁签字，谁负责”的原则，学生提出纠错申请，由招生办公室按要求申请纠错，更改教育部当年招生录取库。
（二）信息更改
因错号、重号等，不存在冒名顶替等舞弊现象，不涉及出生年月日变更，经公安机关户籍管理部门确认需要进行更改的，理由正当、材料充分，可以更改在校生学籍信息，毕业年级不予更改，更改在校生信息按下述要求办理：
1、办理时间
原则上于每年的9月、10月办理。
2、所需材料
更改在校生学籍信息的，需提供以下证明材料：
（1）户籍所在地公安户籍管理部门出具的公民户籍信息更改证明（注明申请更改信息的时间、原因或理由，本人照片及发函单位固定联系方式等，加盖户籍专用章、户籍民警专用章）。
（2）更改信息前后的身份证和户口本原件及复印件各一份（如更改姓名应在户口本曾用名一栏注明原姓名）。身份证原件丢失的，应提供户籍所在地公安部门出具的户籍证明（户籍证明要有被更改人照片并加盖户籍专用章和户籍民警专用章）。
（3）学生高考电子档案照片打印件（加盖学院学籍管理专用章，附电子版）一份。
（4）学生原高中出具的相关证明。
（5）本人身份证、户口本原件和复印件。
（6）本人手写不少于500字的情况说明，有学生本人和家长本人签字并按手印。
（7）提出变更申请学生所在院系安排专人赴学生生源所在地户籍、招生、毕业学校、村委会等进行走访调查，撰写调查报告，在报告中提出建议，院系负责人签字并加盖公章后报学生处，学生处依据相关规定，结合调查情况建议是否予以办理报校领导批准。
3、办理程序
学生本人向所在院部提出申请后，由院部辅导员签字、学籍管理老师审核把关，对照有关档案材料，审查学生的申请理由是否正当，材料是否详实，进一步审查学生的入学资格。经学院审查确认无误后，按照省教育厅的要求整理，上报审核。
4、其他不予更改的情况
（1）在校生第一学年和最后一学年提出变更学籍信息的；
（2）学生提出申请，但未能提供有效证明材料的；
（3）学历证书已发放，非因工作失误要求变更学历信息的；
（4）没有正当合法理由和依据的；
（5）高考后、新生报到前变更个人信息的；
（6）在校期间未事先报告学校，私自更改个人信息的；
（7）高考后（含专升本考试），新生报到前更改姓名或身份证号的。
五、强化监督，认真执行学籍管理备案工作
学生学籍信息是学生属于某一学校的身份认证，各院部要高度重视学生学籍信息安全管理工作，明确本部门学籍信息管理人员职责、权限、工作流程和信息安全防范措施等，确保学籍学历信息安全。各有关人员要坚持原则，严肃纪律，加强监督，强化服务，不断提高学院学籍管理工作质量和水平。对不按照规定时间和要求报送有关材料，影响学院工作进程的，将予以通报批评并于部门和个人考核挂钩；对在学籍管理工作中责任心不强、工作不到位、造成严重影响和重大失误的，将追究有关人员的责任；违反国家法律法规的，将严肃追究其法律责任。对于学籍信息发生异动（休学、复学、转学、转专业、退学和开除学籍等）的学生，各院部要严格按照学院有关学籍异动的要求办理手续，院系领导签批后5个工作日内报学生处，由学生处统一报省教育厅备案。
六、加强学生学籍信息管理
学生学籍信息属于公民个人信息，泄露违法，任何单位和个人查询或使用学生信息，必须严格按照学生处管理规定履行审批手续，确保学生信息安全。
七、几点工作说明
1、新生电子照片拷贝核对时间另行通知。
2、本专科生学籍注册信息统计表（电子版）务必于9月15日前以院系为单位报学生处余清老师处，纸质版（有学生本人签字确认）9月30日前报学生处余清老师处。
3、新生学号共计13位由年级（22）+校内专业代码（6位）+班号（2位）+培养层次（1位）+序号（2位），退伍复学新生学号按新生录取的年份生成，新生学号由学生处学籍管理中心统一生成，不管今后发生任何学籍异动，学号始终保持不变，直到毕业；个别特殊专业，根据专业代码，带有一个大写字母“T”。
4、所有新生学籍注册信息纸质版由各班辅导员整理完毕打印后交分团委书记统一汇总，必须有学生本人签字、辅导员签字、院部团委书记签字、党委（党总支）书记签字并加盖院部公章后方可报送；电子版由各院部团委书记（学籍管理专员）统一汇总后发学生处余清老师钉钉。
5、2022级新生基本信息由各院部学籍管理员从校内学籍系统导出，退伍复学的学生汇总在每个班级的最后。
6、工作中若有困难和疑问请随时联系学生处齐瑞强老师、余清老师，电话： 0391-7669303 13673384880 17630931005（随时接听）
特别提示：新生学籍注册信息统计表电子版（表格另发）要统一设置为文本格式，严格按照模板填报信息，表格标题字号统一为18号加粗，表格内容一律为11号，字体一律为宋体，内容一律居中，行高、间距保持一致，打印预览刚好一整页。
特此通知。
附件2：黄河交通学院2022级本专科生学籍注册信息统计表.xlsx
黄河交通学院学生工作处
二○二二年九月五日